Hoe selecteer je de juiste ERP e-commerce connector?

Je wilt je klanten een rijke online klantervaring bieden. Daarom integreer je je webshop met je ERP systeem, zodat klanten automatisch inzicht hebben in de actuele product-, prijs en voorraadinformatie én genieten van een sneller verwerkingsproces. Klinkt logisch, toch?

En toch wordt het integreren van webshop en ERP nog (te) vaak als bijzaak gezien. Met als gevolg dat er concessies worden gedaan aan de integratie, die met een goed vooronderzoek voorkomen kunnen worden. Welke factoren zijn van invloed op de kwaliteit van je integratie?
In dit artikel vind je de belangrijkste criteria bij de selectie van een goede integratie oplossing.

 

 

12 factoren die een rol spelen bij de aanschaf van een ERP connector

Nadat de beslissing is genomen dat er een ERP koppeling moet komen hebben veel bedrijven moeite om ook daadwerkelijk de keuze te maken. Er is zoveel aanbod! En je wilt er zeker zijn van een kwalitatieve koppeling, dat vraagt om specifieke kennis, van zowel je webshop als ERP systeem. Hoe weet je of dat het geval is? Meer keuze is niet altijd beter, waarop moet je letten als je de verschillende oplossingen met elkaar vergelijkt?

1. Standaard versus maatwerk

Hoewel veel organisaties aanvankelijk de intentie hebben om een kant-en-klare standaardoplossing te implementeren, vereisen de wensen in de praktijk in veel gevallen tóch (voor een deel) maatwerk. Of het nu gaat om een eigen interface of middleware om je ERP te koppelen aan je webshop, maatwerk komt veel voor. Dit heeft als voordeel dat je exact geleverd krijgt wat je nodig hebt, maar voegt ook een zekere mate van complexiteit en risico aan het project toe. De vraag óf dit voor jouw organisatie de beste oplossing is (en in welke mate) is bepalend voor je keuze.

Kijk kritisch naar het aanbod ERP- ecommerce connectoren. In hoeverre betekent standaard écht standaard? En in hoeverre betekent maatwerk écht maatwerk? In veel gevallen zie je namelijk een combinatie ontstaan, waarbij een deel van de oplossing standaard en een deel maatwerk is. Zo kan de oplossing (kosten-)efficiënt worden aangeboden, en is er tegelijkertijd sprake van een naadloze integratie. Breng in kaart in welke mate er een afhankelijkheid ontstaat van de partner, indien er sprake is voor (gedeeltelijk) maatwerk. Alleen de partner weet dan hoe de koppeling onder de motorkap werkt, is dat wenselijk?

2. Type oplossing: middleware of extensie

Met middleware wordt software bedoeld, die los van je webwinkel en je ERP functioneert. Het is belangrijk te onderzoeken hoe het verkeer tussen het ERP systeem en commerce platform loopt. Is hier bijvoorbeeld een server van de partner bij betrokken? Staat deze in de cloud, of is er een lokale voorziening getroffen? Als er gebruik gemaakt wordt van servers van derden, wat gebeurt er dan bij een storing of uitval? Hoe beïnvloedt dit de integratie van jouw platforms? Met andere woorden, breng de kwetsbaarheid van de koppeling in kaart en bespreek dit met je partner.

3. Versleutelde broncode

Is de broncode van de koppeling versleuteld of is deze zichtbaar? Als de broncode versleuteld is, kun je niet zelf wijzigingen aanbrengen in de koppeling. Idealiter heb je een interface waarin je wijzigingen kunt aanbrengen zonder dat je code hoeft te schrijven

4. Flexibiliteit van de oplossing

Je ERP systeem is in de regel voortdurend aan verandering onderhevig. Het is daarom belangrijk om te weten of de koppeling voorgeprogrammeerd is en hoeverre hier aanpassingen aan gedaan kunnen worden. Als de koppeling voorgeprogrammeerd is, dan is er steeds maatwerk nodig om je koppeling up-to-date te houden bij veranderingen in je ERP systeem.

5. Horizontale of verticale oplossing

Een verticale oplossing is specifiek ontworpen voor een bepaalde bedrijfstak, terwijl een horizontale oplossing breed inzetbaar is. Het is afhankelijk van jouw bedrijf welk type oplossing het beste bij jou past en goed om hier vooraf bij stil te staan.

6. Compatibiliteit met verschillende versies (ERP + commerce)

In de meeste gevallen vindt er doorontwikkeling plaat in zowel je ERP systeem als je commerce oplossing. Het is belangrijk dat je een integratie kiest die om kan gaan met deze veranderingen, of daar afspraken over maakt met je partner. Je wilt je enerzijds niet verplicht voelen om je ERP systeem of webwinkel te móeten updaten om de integratie draaiende te houden, en anderzijds wil je dat áls je de updates uitvoert de connector wel naadloos aan blijft sluiten.

7. Type verbinding

Er zijn grofweg twee mogelijkheden voor de ontsluiting van gegevens tussen de beide systemen. De eerste mogelijkheid is dat de gegevens uit het ERP rechtstreeks in de database van je webwinkel worden geschreven (of omgekeerd). De eerste optie brengt veiligheidsrisico’s met zich mee, omdat er een rechtstreekse toegang is tot de database. Wat zijn andere voor- en nadelen van de eerste optie? De tweede mogelijkheid is de gegevens via API te verzenden. Wat zijn andere voor- en nadelen van de tweede optie?

8. Logging en monitoring

Als de koppeling tussen je ERP en je webwinkel volledig geautomatiseerd is, is het belangrijk dat er een goed logboek van aanpassingen is. Krijg je bijvoorbeeld een e-mail of een andere notificatie als er een probleem is bij de gegevensoverdracht? Dan is het minstens zo belangrijk om te kunnen zien wát er is aangepast, door wie en op welk moment. Kun je dat niet, dan moet er in de regel langer gezocht worden naar de oorzaak van een probleem.

9. Wijzigingen na livegang

Zowel je ERP als je webwinkel zijn niet statisch. Dat wil zeggen dat er af en toe nieuwe velden in je database bijkomen. Kun je deze velden eenvoudig zelf toevoegen of heb je telkens een programmeur of een andere specialist nodig?

10. Gebruikersinterface

Is in de applicatie zichtbaar welke velden in het ERP en in je webwinkelsoftware met elkaar overeenkomen? Op deze manier weet je precies welke velden je moet bijwerken in je ERP om het juiste veld in je webwinkel te vullen. Soms weet alleen de fabrikant welke velden met elkaar verbonden zijn, je kunt je voorstellen dat dit allerlei praktische problemen oplevert.

11. Product Informatie Management

Als je de specificaties van een product wijzigt in je ERP systeem, dan wil je dat deze gegevens gelijk doorgevoerd worden in je webwinkelsoftware. Gebeurt dit ook of moet je de wijzigingen alsnog handmatig doorvoeren? Product information management is een tijdrovende klus, dus je wilt graag dat de gegevens gesynchroniseerd worden.

12. Total Cost of Ownership

Je betaalt vaak een aanschafprijs voor een ERP-integratie. Maar welke kosten ben je kwijt na de installatie, bijvoorbeeld aan onderhoud en verdere ontwikkeling? Het is belangrijk om de volledige kosten inzichtelijk te hebben.

Waarom is het kiezen van de juiste oplossing belangrijk?

Het integreren van je webshop en ERP is het startpunt voor een rijke online klantervaring. En dat niet alleen, het is ook belangrijk voor de productiviteit en de bedrijfsresultaten van jouw bedrijf. Door vanaf het begin de juiste oplossing te kiezen, voorkom je teleurstelling op het gebied van budget, planning of kwaliteit van de koppeling.

ERP-systemen en e-commerce oplossingen ontwikkelen zich voortdurend, waardoor het aantal mogelijkheden voor jouw organisatie ook in de toekomst blijven toenemen. De keuze voor een integratie is dan ook een beslissing voor de lange termijn. Maak voordat je nieuwe samenwerkingen aangaat, een goede afweging in het soort integratie dat je wilt aanschaffen en ga niet over één nacht ijs.

Artikel 1: Je webshop integreren met je ERP systeem, waarom?

Artikel 2: De ROI van een ERP-ecommerce connector: is het de investering waard?

Artikel 3: Zó vind je de ERP e-commerce integratie die je zoekt