De ROI van een ERP commerce connector: is het de investering waard?

Wat kost het om te investeren in een koppeling tussen Microsoft Dynamics 365 en jouw e-commerce platform? En… misschien nog wel belangrijker: wat kost het als je het níet doet? Het zijn de essentiële vragen waarop je antwoord wilt voordat je een beslissing maakt. Want uiteindelijk is het rendement voor jouw bedrijf bepalend. Hoe weeg je de kosten en baten tegen elkaar af? Dit artikel geeft je een reëel beeld van de kosten en opbrengsten en beschrijft welke factoren hierop van invloed zijn, zodat je de juiste keuze voor jouw bedrijf kunt maken.

 

Wat kost een commerce connector voor Microsoft Dynamics 365

De kosten van het implementeren van een e-commerce connector zijn afhankelijk van een aantal factoren, namelijk:

  • De doelgroep: is de webshop voor de B2C of B2B markt bedoeld? Een B2C webshop heeft andere (veelal eenvoudigere) eisen aan de integratie dan een B2B platform.
  • De mate van integratie: welke processen worden geautomatiseerd? Denk bijvoorbeeld aan de orderimport, artikel synchronisatie, lever-informatie of de klantportal.
  • De mate van complexiteit: zijn er branche specifieke add-ons aanwezig in Business Central die van invloed zijn op de integratie?
  • De hoeveelheid maatwerk: Is er maatwerk aanwezig? Of zijn er plug-ins in de webshop geïnstalleerd die de integratie beïnvloeden?
  • De productinformatie: is er al relevante product informatie beschikbaar in het bedrijf? Denk bijvoorbeeld aan afbeeldingen, commerciële teksten, product eigenschappen etc.

Het is niet eenvoudig een eenduidige inschatting van de kosten te maken, omdat deze afhankelijk zijn van bovenstaande factoren. Ook verschilt het van leverancier tot leverancier wat er tot ‘de standaard’ gerekend wordt. Om toch een idee te geven kun je uitgaan van zo’n EUR 149,- en 399,- per maand voor een standaard koppeling. Met betrekking tot de eenmalige kosten voor implementatie en configuratie is bij Tinx-IT de volgende inschatting gangbaar:

Soort webwinkel & ERP Type integratie Vanaf aantal dagen
1 B2C webwinkel en 1 ERP eenvoudige integratie 4 tot 6 dagen
1 B2C webwinkel en 1 ERP geavanceerde integratie 6 tot 10 dagen
1 B2B webwinkel en 1 ERP eenvoudige integratie 4 tot 6 dagen
1 B2B webwinkel en 1 ERP geavanceerde integratie 10 tot 15 dagen
* implementatie fee per dag €1080

En wat kost het als je níet kiest voor een ERP commerce connector?

Het verlies dat je lijdt door het handmatig invoeren van orders

De kosten van orderafhandeling worden nog vaak onderschat. Weet je wat het kost om een order handmatig in te voeren als je geen gebruik maakt van een geautomatiseerde koppeling tussen jouw webshop en Business Central ?

  • 4 minuten per order
    Gemiddeld kost het onze klanten zo’n 4 minuten om een order uit de webshop handmatig in te voeren in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
  • 36 uur per week
    Als één medewerker in een 36 urige werkweek non-stop orders invoert, kunnen het aantal orders oplopen tot 2338 orders per maand.
  •  EUR 56.000 per jaar
    Wat betaal je een medewerker die handmatig orders invoert binnen je bedrijf? Heb je daarbij belastingen, verzekeringen, vakanties en de secundaire arbeidsvoorwaarden meegerekend?

Gebaseerd op deze aannames, bedragen de kosten voor elke handmatig ingevoerde order 2,- euro.

De verborgen kosten van het handmatig invoeren van orders

  • Een vergissing is snel gemaakt. Deze fouten resulteren vaak in telefonisch contact, e-mailcorrespondentie en ontevreden klanten. Hoewel deze kosten moeilijk in te schatten zijn, hebben zij ongetwijfeld een groot aandeel in het totaal.
  • Het handmatig invoeren van orders is waarschijnlijk niet het favoriete werk van medewerkers. In de regel zouden zij meer waarde opleveren als zij extra aandacht kunnen besteden aan bestaande klanten of het genereren van nieuwe klanten.
  • De meeste bedrijven starten hun orderproces nadat de order in Microsoft Dynamics 365 is ingevoerd. Dit betekent dat als de order niet direct wordt ingevoerd, dit je orderproces significant vertraagt.

En wat is de ROI van een commerce connector met Microsoft Dynamics 365?

Top 3 meest gehoorde argumenten voor aanschaf van een commerce connector

Wat zijn de belangrijkste redenen voor bedrijven om voor een commerce connector te kiezen? We zetten de meest gehoorde argumenten op een rij.

  • Hogere kwaliteit dienstverlening
    Er zijn twee doelgroepen die vrijwel direct profiteren van de voordelen van een automatische koppeling tussen de webshop en Business Central: klanten én medewerkers. De automatische uitwisseling van gegevens zorgt ervoor dat klanten snel vinden wat zij zoeken en inzicht hebben in actuele productinformatie, voorraadgegevens en levertijden. Het serviceniveau aan bestaande klanten wordt hiermee verhoogd. Medewerkers kunnen klanten beter helpen en inspelen op de persoonlijke voorkeuren van klanten, doordat zij snel en eenvoudig inzicht hebben in de laatste klant- en ordergegevens.
  • Tijdswinst
    Elke order die vanuit de webshop handmatig ingevoerd wordt in Microsoft Dynamics 365, kost zo’n 4 minuten. Bedenk hoeveel orders er wekelijks gemiddeld geplaatst worden en je realiseert je dat er veel tijd gemoeid is met het orderafhandelingsproces. Dat moet toch efficiënter kunnen? Tijdswinst is dan ook één van de meest gehoorde argumenten om de webshop te integreren met het ERP systeem, zodat de orderafhandeling niet langer handmatig hoeft plaats te vinden.
  • Minder operationele kosten
    Naast operationele efficiëntie zorgt de integratie ook voor minder operationele kosten. Handmatige gegevensinvoer wordt overbodig en daarmee beperk je het risico op menselijke fouten en faalkosten. Ook wordt  automatisch de voorraadinformatie bijgewerkt, waardoor je veel efficiënter kunt inkopen en voorraadtekorten voorkomt.

Conclusie: wanneer loont het om te investeren in een commerce connector?

Uiteindelijk moet iedere investering zich rechtvaardigen met duidelijke opbrengsten, zoals meer klanttevredenheid, meer efficiëntie en productiviteit, snellere orderafhandeling, minder faalkosten, etc. Hoewel de praktijk uitwijst dat niet alle opbrengsten zich eenvoudig in cijfers laten uitdrukken, is er wel degelijk sprake van een positieve impact op de operatie en operationele kosten.

Hóe positief, dat is afhankelijk van de mate van integratie en complexiteit. Zo bespaart een bedrijf die kiest voor enkel een order import ‘slechts’ 0,5 FTE, terwijl een complete integratie plus klantenportal leidt tot een besparing van ca. 2-3 FTE’s. Voor een betrouwbare ROI calculatie is het van belang deze factoren mee te wegen. In beide gevallen ontstaat er minder druk op de backoffice werkzaamheden, waardoor medewerkers meer aandacht kunnen besteden aan bijvoorbeeld het verhogen van de klanttevredenheid.

Wil je de ROI voor jouw bedrijf inschatten?

Dan kun beginnen met het verzamelen van de volgende informatie:

  • Hoeveel medewerkers in het bedrijf verwerken dagelijks orders?
  • Hoeveel tijd is er gemoeid met het verwerken van één order?
  • Wat wordt er besteed aan operationele kosten als arbeid?
  • Welke verborgen kosten brengt de handmatige orderafhandeling met zich mee?
  • Wat zijn de (financiële) consequenties van de klachtenafhandeling?
  • Hoe belangrijk is complete productdata voor je bedrijf en op welke manier kan hier meer klantwaarde mee worden gegenereerd?

Meer over de selectie van een ERP commerce connector?

Bezoek ook commerce connectors voor meer informatie over onze oplossingen, of lees de andere artikelen uit de serie die je helpen het selectietraject efficiënt en effectief te doorlopen, zodat je de beste keuze voor jouw bedrijf maakt:

Artikel 1: Je webshop integreren met je ERP systeem, waarom zou je?

Artikel 3: Zó vind je de ERP e-commerce integratie die je zoekt