Je ERP integreren met je webshop: Hoe selecteer je de beste partner?

Je hebt je inmiddels op verschillende manieren georiënteerd op een webshop integratie met je ERP systeem. De behoefte vanuit de organisatie is helder, de selectiecriteria zijn duidelijk geformuleerd en er is een shortlist van passende oplossingen. Maar er zijn meer factoren die meespelen bij het maken van ‘de beste keuze’, zoals het selecteren van een partner. Hoe herken je een goede match? En hoe weet je zeker dat een partner jouw business snapt en vaker met het bijltje gehakt heeft?

De beslissing met welke partner je een samenwerking start, is er één voor de lange termijn. Daarom wil je je keuze weloverwogen maken, in samenwerking met de belangrijkste betrokkenen (zoals het management). Door hen te betrekken bij het selectietraject, maak je hen bewust van het nut en de noodzaak van een webshop integratie. Ook laat je hen inzien welke impact dit heeft op de organisatie.

Het aantal partners dat je uitnodigt voor een kennismaking, is geen garantie voor de kwaliteit van je beslissing. Maak het daarom niet te ingewikkeld. Houd de selectieprocedure eenvoudig, beperk je shortlist en stel een duidelijke briefing op voor de partners die je uitnodigt voor de kennismaking.

10 vragen die je helpen een goede match te maken

Je wilt je tijd tijdens het kennismakingsgesprek zo efficiënt mogelijk besteden. Hoe meer informatie je op voorhand prijsgeeft over je wensen en eisen met betrekking tot de webshop integratie, hoe beter de partner hierop in kan spelen. En hoe beter de vragen die je stelt, hoe meer antwoorden de kennismaking oplevert. De volgende tien vragen kun je jezelf stellen tijdens je selectietraject.

1. Van welke aanbieder voldoet de standaard het beste aan je eisen?

Veel aanbieders hebben een ‘standaard’ oplossing beschikbaar voor het integreren van je ERP systeem met je webshop. De vraag is echter: wat is inbegrepen in de standaard? En wat niet? Met name dat laatste is belangrijk om inzichtelijk te hebben, om te bepalen in hoeverre de standaard voldoet aan jouw wensen. In veel gevallen streven bedrijven naar een kant-en-klare oplossing, omdat aanpassingen en/of maatwerk het risico op een langere implementatieduur vergroot. En daarmee het risico op een budgetoverschrijding. Ga daarom op voorhand in gesprek met je potentiele partner, en ga na in hoeverre de standaard oplossing een match vormt met jullie wensen en eisen.

2. Is er een demo beschikbaar?

Kan de partner een werkende demo tonen die is toegespitst op jouw organisatie? Dat is een goed teken. Het komt voor dat softwarepartners eenmalig een integratie voor hun klanten bouwen, en deze vervolgens als standaardoplossing proberen te verkopen. Een specialistische partner heeft een standaardoplossing die aangepast kan worden naar jouw situatie, ook in de demo.

3. Beschikt de partner over gespecialiseerde kennis?

Het is belangrijk dat de softwarepartner kennis heeft van zowel jouw ERP systeem als je commerce oplossing, zodat de integratie tussen beide systemen op een goede manier plaatsvinden. Vraag dus of de beoogde partners eerder met de pakketten hebben gewerkt en of daar referenties van beschikbaar zijn.

4. Hoeveel integraties heeft de partner gedaan?

Hoeveel ervaring heeft een partner met de koppeling die jij nodig hebt? Kan de partner ervaringen overleggen van vergelijkbare organisaties? Over het algemeen geldt, hoe meer implementaties de partner heeft gedaan, des te makkelijker de implementatie bij jou gaat.

5. Begrijpen jullie onze business?

Spreken jullie dezelfde taal? In hoeverre begrijpt de partner jouw business en weten zij welke specifieke kansen, bedreigingen en uitdagingen er bij bedrijven als dat van jou spelen? Kennis van de business kan de kwaliteit van de oplossing beïnvloeden, omdat de kans bestaat dat de partner je gerichter kan adviseren.

6. Welke mogelijkheden zijn er ten aanzien van training?

Hoe maak je je medewerkers vertrouwd met de mogelijkheden van je nieuwe integratie? In hoeverre kunnen medewerkers zelf (simpele) aanpassingen doorvoeren in het systeem en welke kennis is daarvoor nodig. Vraag aan je potentiele partner in hoeverre zij een rol spelen in het betrekken en/of opleiden van collega’s, mogelijk verzorgen zij hier trainingen voor of kennen zij een partij die dit doet. In beide gevallen wil je weten of dit onderdeel van de support is of dat hier additionele kosten voor in rekening worden gebracht.

7. Wat is de werkwijze met betrekking tot de implementatie?

Je webwinkel is 24 uur per dag open. Voor de integratie dienen wijzigingen gemaakt te worden in zowel je ERP systeem als je commerce platform. Echter, je wilt dat je klanten hier zo min mogelijk hinder van ondervinden. Wat is de kijk van de partner hierop? Is er een implementatieplan, waarbij zowel de webshop als het ERP systeem (tijdens piekmomenten) zoveel mogelijk ontzien wordt? Hoe efficiënt kan de implementatie plaatsvinden? Tot slot: let erop dat je ook na de implementatie nog historische data kunt toevoegen, zodat relevante gegevens van voor de implementatie behouden blijven.

8. Hoe is de service en support geregeld?

Een integratie tussen je webshop en ERP systeem is geen statische oplossing. Zelfs als de verbinding gelegd is en de gegevensuitwisseling naar wens is, kunnen er veranderingen plaatsvinden in de vorm van updates. Bijvoorbeeld een update van je ERP systeem, of een update van je webwinkel.

Hoe gaat de partner hier mee om? In hoeverre blijft er ook ná de update sprake van een naadloze integratie, en mochten hier aanpassingen uit voort komen: voor wie zijn rekening zijn deze dan? De kosten van ondersteuning na implementatie spelen een belangrijke rol in jouw kostprijsberekeningen.

Minstens zo belangrijk is de ondersteuning bij storingen. Als jouw koppeling er nét voor de feestdagen mee ophoudt, hoe snel is het probleem dan verholpen? Kun je de helpdesk van jouw partner ook in het weekend bereiken? Ondersteuning buiten kantooruren kan in rekening gebracht worden, en dan is het prettig als je dit tijdig weet.

9. Hoe is de reputatie en is er sprake van referenties?

Hoe goed staat de partner in de markt bekend? Beschikken zij over referenties, waarmee je contact kunt leggen om te vragen hoe deze partij de samenwerking heeft ervaren? Als de partner zeker is van haar zaak, brengen ze je graag in contact brengen met (voormalige) opdrachtgevers.

10. Is er een culturele fit?

De culturele fit wordt in het selectieproces vaak over het hoofd gezien, terwijl het minstens zo belangrijk is voor een succesvolle samenwerking dan de andere factoren. Je zoekt het liefst een partner waarmee je kunt samenwerken als verlengstuk van je eigen organisatie. Of er een culturele fit is, is niet met één vraag vast te stellen. Het wordt vaak gebaseerd op een optelsom van factoren, die al dan niet een ‘klik’ teweeg brengen. Vragen die daar wel een aandeel in zouden kunnen leveren zijn:

  • hoe beschrijft de organisatie zelf haar cultuur?
  • wie zijn hun beste klanten en waarom?
  • wat voor soort klanten past minder bij hun organisatie?

Vraag actief om feedback -en profiteer van een schat aan informatie-

Buiten het maken van de juiste keuze, levert het selectietraject vaak ook veel nieuwe inzichten voor je organisatie op. Welke kijk hebben de uitgenodigde partners op de door jouw gewenste oplossing? Welke kansen zien zij voor jouw organisatie om kosten te besparen, te automatiseren, of te optimaliseren? En wat zijn de risico’s? Is er besproken hoe je deze (samen) kunt beperken?  Vraag actief om feedback, de partners hebben vaker met dit bijltje gehakt en kunnen aangeven of zij bijzonderheden (of showstoppers) zien.

De balans opmaken

Er zijn meerdere aanbieders van ERP integratie, ieder met hun eigen kwaliteiten. Om een goede afweging te maken kun je het beste de criteria op voorhand bepalen, voordat je contact opneemt met je potentiele partner(s).

Heb je kennis gemaakt met een partij, wissel dan contactgegevens uit en vraag de partner een voorstel te maken dat bij jouw organisatie past. Wees dan eerlijk tegenover de andere genodigden over het proces en je keuze. Deel je twijfels, misschien zijn ze niet terecht en kan de ander je onzekerheden wegnemen.

Meer over de selectie van een ERP commerce connector?

Bekijk onze e-commerce connectors voor meer informatie. Of je nu op zoek bent naar een Dynamics NAV integratie met Magento connector, Shopify, Cloudsuite, WooCommerce, Amazon of je PIM systeem, deze artikelen helpen je het selectietraject efficiënt en effectief te doorlopen, zodat je de beste keuze voor jouw organisatie maakt.

Artikel 1: Je webshop integreren met je ERP systeem, waarom?

Artikel 2: De ROI van een ERP-ecommerce connector: is het de investering waard?

Artikel 3: Zó vind je de ERP e-commerce integratie die je zoekt

Artikel 4: Hoe selecteer je de juiste ERP e-commerce connector?

Of neem contact op met Tinx-IT voor meer informatie.