Zó vind je de juiste webshop koppeling voor Business Central

De belangrijkste 4 vragen die elk bedrijf stelt om de requirements vast te stellen

Het belang van een goede interne voorbereiding voor een geslaagd IT project, wordt vaak nog onderschat. Zonde, want hoe kun je een project succesvol naar de eindstreep trekken, als niet duidelijk is wat ‘succesvol’ betekent? De selectie van een webshop koppeling met Business Central kan overweldigend zijn vanwege de vele mogelijkheden en specificaties, daarom is belangrijk duidelijk te weten wat je zoekt voor jouw bedrijf. Aan welke wensen en eisen moet de oplossing voldoen? In dit artikel lees je wat je hoe je je kansen op een succesvolle selectie vergroot dankzij een goede voorbereiding. 

 De oplossingen om je webshop te integreren met je Microsoft Dynamics 365 Business Central variëren van leverancier tot leverancier. Je kunt onmogelijk alles tot in detail afwegen, maar aan de andere kant wil je je beslissing ook niet over één nacht ijs gaan. Het kan daarom geen kwaad om bij aanvang van het selectietraject de volgende zaken voor jezelf op een rij te zetten:

(1) Wat wil je bereiken met een webshop koppeling?

Het integreren van je Microsoft Dynamics 365 met je e-commerce platform levert grote voordelen op, voor de organisatie én voor de klant. De eerste vraag die een (potentiële) aanbieder je zal stellen, is waarom je kiest voor een integratie. Als er één ding is die je in de huidige situatie met betrekking tot je e-commerce zou willen veranderen, wat zou dat dan zijn?

  • Verlies je veel tijd?
  • Of maak je veel kosten?
  • Of wil je je dienstverlening verbeteren?

Het is belangrijk jezelf af te vragen wanneer het project een succes is. Een duidelijke doelstelling geeft richting aan het formuleren van de wensen en eisen voor het project en helpt de verwachtingen van de organisatie te managen.

(2) Welke disciplines raakt de webshop koppeling?

Een order in de webshop vormt het startsein voor diverse bedrijfsprocessen, denk alleen al aan de orderverwerking, de financiële afhandeling en de klantenservice. Een webshop koppeling met Microsoft Dynamics 365 gaat dan ook verder dan het integreren van twee systemen: het stroomlijnt de backoffice processen en raakt bijbehorende disciplines. Daarom is het belangrijk om de juiste mensen te betrekken bij het selectietraject:

  • Welke mensen in de organisatie zijn de belangrijkste schakels bij je e-commerce?
  • In hoeverre zijn zij bekend met wat de voordelen van een webshop koppeling?
  • Welke waardevolle input kunnen zij leveren voor de selectie en implementatie?

Het kan een afweging zijn om een groep gebruikers van diverse disciplines te betrekken bij de selectie van een webshop koppeling voor Business Central. Dit heeft als voordeel dat je ambassadeurs creëert voor de nieuwe oplossing én waardevolle inzichten verzamelt die je kans op succesvolle realisatie vergroten. Door de juiste vragen te stellen, krijg je meer inzicht in wat de integratie kan (en moet) opleveren. Het nadeel kan zijn dat het de duur van het selectietraject beïnvloedt.

(3) Welke bedrijfsprocessen wil je automatiseren?

Tijd is kostbaar. Je kunt je tijd maar één keer uitgeven en daarom is tijdswinst een van de meest gehoorde argumenten om je webshop te integreren met het Microsoft Dynamics 365. De webshop koppeling zorgt ervoor dat je verschillende processen tussen afdelingen kunt automatiseren, zodat deze niet langer handmatig plaats hoeven te vinden. Méér klanten en/of méér omzet betekent dan niet langer méér werk, en de tijd die daarmee vrijkomt is precies wat je nodig hebt om je te focussen op online groei.

Maak voor jezelf de afweging welke processen je verder wilt automatiseren en/of verbeteren. Wil je bijvoorbeeld:

  • Je klant- en relatiebeheer;
  • Je voorraadbeheer (altijd de juiste voorraad – en bestelinformatie in de webshop);
  • Je orderbeheer (klanten inzicht geven in orderstatus, orderhistorie en facturen);
  • Je artikelbeheer;
  • Je logistieke processen (inzicht geven in de levertermijn en/of track en trace aanbieden);
  • Je klantenservice ( inzicht geven in de technische details van een product);
  • of je financiële afhandeling optimaliseren?

De vervolgstap is om deze op te nemen in je wensenlijst en samen met je integratiepartner te bespreken wat ervoor nodig is om dit te realiseren.

(4) Waar moet de webshop koppeling minimaal aan voldoen?

Zet samen met de belangrijkste stakeholders (bijvoorbeeld de interne opdrachtgever, en de belangrijkste ‘schakels’ in het e-commerce proces) op een rij waaraan de ERP Commerce integratie moet voldoen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Functionele eisen;
    waartoe moet het resultaat in staat zijn, wat moet het kunnen? Bijvoorbeeld ten aanzien van de product catalogus, de orders, facturatie en klantenservice? Welke integratie processen op het gebied van producten, klanten, orders, voorraden worden ondersteund?
  • Out of the Box;
    zoek een oplossing die bovenstaande features standaard aanbiedt. Zorg ervoor dat er geen aanvullend maatwerk nodig is.
  • Mate van flexibiliteit;
    in hoeverre is de integratie zelf te beïnvloeden? Kan er via een User Interface aanpassingen worden gemaakt in de mapping, of is alles hard-coded?
  • Connectie;
    hoe makkelijk is het om de connectie tussen beide systemen op te zetten? Moet er aanvullende software worden geïnstalleerd of wordt connectie gemaakt middels API?

Maak onderscheid tussen wensen (nice-to-have) en eisen (must-haves). De centrale vraag die je wilt beantwoorden is: “wanneer is het project een succes?” Een lijst met wensen en eisen dient meerdere doelen: je wilt enerzijds intern de verwachtingen managen, en anderzijds extern een duidelijke briefing presenteren aan de leverancier waarmee je wilt gaan samenwerken.

Meer over de selectie van een ERP commerce connector?

Bezoek ook commerce connectors voor meer informatie over onze oplossingen, of lees de andere artikelen uit de serie die je helpen het selectietraject efficiënt en effectief te doorlopen, zodat je de beste keuze voor jouw bedrijf maakt:

Artikel 1: Je webshop integreren met je ERP systeem, waarom zou je?

Artikel 2: De ROI van een ERP-ecommerce connector: is het de investering waard?