Zó vind je het juiste webshop platform om te integreren in Business Central
De vier belangrijkste vragen om te stellen!
Het zal je verbazen hoe vaak bedrijven onderschatten hoeveel voorbereidend werk er nodig is om een IT-project succesvol uit te voeren.
Zonde, want hoe kun je een project van begin tot eind succesvol uitvoeren zonder dat duidelijk is wat ‘succesvol’ voor jou betekent? Het selecteren van het juiste webshop platform om te integreren in jouw Business Central ERP kan overweldigend zijn. Welke kansen zie je en welke voorwaarden moet je stellen? Het is van cruciaal belang om te weten waarnaar je op zoek bent. Daarom wordt in dit artikel gekeken wat je kunt doen om nauwkeurig een passende oplossing te kiezen en de implementatie goed voor te bereiden.
Elke leverancier verschilt in wat zij als geïntegreerd pakket kunnen aanbieden. Het is een hele opgave om elk klein detail af te wegen. Aan de andere kant wil je dit ook niet in een opwelling beslissen. Laten we dus eens nader bekijken wat je kunt doen om een weloverwogen beslissing te nemen.
(1) Wat wil je bereiken door je webshop te integreren in Business Central?
Het integreren van je Microsoft Dynamics 365 Business Central ERP met je e-commerce platform kan je organisatie en je klanten aanzienlijk ten goede komen. De eerste vraag die een potentiële IT-partner zou moeten stellen is: waarom wil je deze twee systemen überhaupt integreren? Als er één ding is dat je zou willen veranderen in je huidige situatie met betrekking tot de e-commerce kant van je bedrijf, wat zou dat dan zijn?
- Verlies je veel tijd?
- Of maak je veel kosten?
- Of wil je je klantenservice verbeteren?
Het is essentieel om te weten wanneer het project een succes is. Duidelijke doelstellingen geven richting. Ze helpen je bij het formuleren van eisen en het managen van de verwachtingen van je organisatie.
(2) Op welke onderdelen van uw bedrijf heeft de integratie invloed?
Bij de meeste bedrijven triggert een webshopbestelling tal van bedrijfsprocessen. Om er maar een paar te noemen: orderverwerking, financiën, voorraadbeheer en klantenservice. Het koppelen van je webshop aan je Microsoft Dynamics 365 Business Central ERP gaat veel verder dan het integreren van twee systemen: ook backoffice en gerelateerde processen worden geraakt. Om deze reden is het essentieel om de juiste mensen te betrekken bij het selectieproces:
- Wie zijn de belangrijkste mensen die te maken hebben met e-commerce binnen je bedrijf?
- In hoeverre kennen zij de mogelijke voordelen van het integreren van je webshop met jouw ERP?
- Welke input zouden zij kunnen leveren voor een selectie en een eventuele implementatie?
Wellicht is het een goed idee om ook een groep gebruikers van verschillende disciplines te betrekken bij de keuze voor een webshopkoppeling. Dit heeft als voordeel dat het een soort ambassadeurs creëert voor de voorgestelde oplossing. Het nadeel kan zijn dat dit gevolgen kan hebben voor de duur van het selectieproces. Door echter anderen bij dit proces te betrekken, kan je waardevolle inzichten verzamelen die de kans op een succesvolle implementatie kunnen beïnvloeden. Door de juiste vragen te stellen, kun je beter inschatten wat de integratie kan (of moet) opleveren.
(3) Welke bedrijfsprocessen wil je automatiseren?
Zoals ze zeggen, tijd is kostbaar en tijd is geld. Je kunt je tijd maar één keer besteden, daarom is tijdwinst een van de meest voorkomende argumenten om je webshop te integreren in Microsoft Dynamics 365. Met de webshopkoppeling kan je verschillende processen tussen afdelingen automatiseren, zodat deze niet meer handmatig gedaan hoeven te worden. Met een koppeling staat een toename van klanten en omzet niet gelijk aan meer werk, waardoor jij je kunt focussen op online groei.
Bedenk welke processen je verder wilt automatiseren of verbeteren:
- Klant- en relatiebeheer.
- Voorraadbeheer (verzorgen van correcte voorraadwaarden en bestelinformatie op je webshop).
- Orderbeheer (o.a. klanten (meer) inzicht geven in hun orderstatus, orderhistorie en facturen).
- Product management.
- Logistiek (bijvoorbeeld het inzichtelijk maken van levertijden of track en trace).
- Klantenservice (bijvoorbeeld inzicht geven in de technische details van een product).
- Verbeteren van de financiële afhandeling van bestellingen.
De volgende stap zou zijn om een lijst te maken van wat moet en wat je zou willen qua integratie en dit te bespreken met je integratiepartner.
(4) Wat zijn jouw webshop integratie must-haves?
Wanneer je samenwerkt met belangrijke belanghebbenden (bijvoorbeeld interne klanten of belangrijke ‘schakels’ in uw e-commerceproces), bespreek dan welke vereisten er zijn.
Denk aan het volgende:
- Functionele eisen: waar moet de uiteindelijke implementatie toe in staat zijn en wat moet mogelijk zijn? Zorg ervoor dat je alle betrokken gebieden bekijkt, van je product catalogus tot bestellingen, facturering en klantenservice.
- Out of the box: idealiter moet je op zoek naar een oplossing die de bovenstaande functies standaard biedt. Zorg ervoor dat er geen extra aanpassingen nodig zijn.
- Mate van flexibiliteit: in hoeverre kun je de integratie veranderen? Kunnen mensen de mapping aanpassen via een ‘User Interface’, of is alles hard-coded?
- Verbinding: hoe eenvoudig is het om de verbinding tussen de twee systemen tot stand te brengen? Moet er extra software worden geïnstalleerd of aangesloten op de API?
Maak onderscheid tussen eisen (must-haves) en wensen (nice-to-have). De centrale vraag waar je je op moet richten is: “Wanneer is dit project een succes?” Een lijst met wensen en eisen heeft meerdere doelen: je wilt de interne verwachtingen managen en een duidelijke briefing geven aan de leverancier met wie je hebt besloten om samen te werken.
Meer weten over het selecteren van een ERP e-commerce connector?
Bekijk onze e-commerce connectors voor meer informatie, of lees de andere artikelen uit de serie die je helpen het selectietraject efficiënt en effectief te doorlopen, zodat je de beste keuze voor jouw bedrijf maakt:
Artikel 1: Je webshop integreren met je ERP systeem, waarom?
Artikel 2: De ROI van een ERP-ecommerce connector: is het de investering waard?
Artikel 4: Hoe selecteer je de juiste ERP e-commerce connector?
Artikel 5: Je ERP integreren met je webshop: Hoe selecteer je de beste partner?
Of neem contact met ons op voor meer informatie.
