Puhdistamo klantencase
“Sinds de go-live van ons ERP-systeem en de connector, is de Shopify-connector het best presterende onderdeel van het totale ERP-project.”
ERP systeem: Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS
E-commerce platform: Shopify Plus
Puhdistamo – Real Foods Oy, produceert en verkoopt functionele voeding, supplementen en dranken. Supplementen vormen de basis van hun verkoop, maar ze verkopen ook sportproducten zoals elektrolyten, eiwitten, energiedrankjes en snackrepen zoals chocoladerepen en eiwitrepen. De producten zijn echt gezond en Puhdistamo richt zich op premiumproducten om te leveren aan hun klanten. Momenteel zijn hun producten in Finland en Zweden vooral verkrijgbaar in fysieke winkels. Om een groot bereik te hebben worden de producten in heel Europa verkocht via B2C Shopify webshop die is geïntegreerd met hun Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS ERP. Martti Tapanila, Business Controller bij Puhdistamo deelt zijn mening over het integratieproces en het dagelijkse gebruik van onze Shopify connector.
Kun je jezelf voorstellen?
“Mijn naam is Martti Tapanila, Business controller bij Puhdistamo – Real Foods Oy. Wij zijn gevestigd in Lempäälä, Finland. Ik werk nu 2 jaar bij Puhdistamo. Een van mijn taken was het implementeren van de Shopify connector om Shopify Plus te integreren met Microsoft Business Central SaaS. We hebben samengewerkt met onze partners Fellowmind Finland (ERP partner) en Tinx-IT (Integratiepartner) aan verschillende soorten ERP-gerelateerde zaken.”
Wat is jouw rol bij Puhdistamo?
“Mijn rol als Business Controller is heel divers. Allereerst verzorg ik de ontwikkeling van prestatierapportage bij Puhdistamo. Ik beheer ook de financiën van onze Zweedse dochteronderneming en rapporteer aan het uitvoerend managementteam. Daarnaast was ik verantwoordelijk voor het co-beheer van ons ERP-implementatieproject van Business Central en hield ik toezicht op de implementatie van financiële, verkoop- en rapportageactiviteiten, inclusief de E-commerce-connector.”
Dus als ik het goed begrijp, ben je ook bezig met de interne processen?
“Ja precies, en ze ook ontwikkelen. Omdat we een groeibedrijf waren, hadden we aanvankelijk niet al te veel processen. Simpel gezegd, er was niet genoeg tijd en ook niet voldoende middelen om de juiste processen in verschillende delen van de organisatie te implementeren. Van finance tot operations, er kwam heel wat bij kijken.”
Hoe lang bestaat Puhdistamo?
“Het bedrijf is 12 jaar geleden opgericht. De huidige groeifase begon zo’n 5 jaar geleden. In het begin was het een vrij klein bedrijf met kleine operaties die gericht waren op de webshop waar premium producten werden verkocht. We zijn uitgegroeid tot een bedrijf dat zich richt op een business-to-business strategie die vooral verkoopt aan wederverkopers. De groei is afkomstig van wederverkopers die het brood en de boter zijn van onze activiteiten. Daarnaast richten we ons momenteel meer op onze eigen B2C webshop.”
Wat voor producten verkoopt Puhdistamo en waar worden ze verkocht?
“Wij verkopen functionele voeding, supplementen en dranken! Supplementen vormen de basis van onze verkoop, maar we verkopen ook sportproducten zoals bijvoorbeeld elektrolyten, eiwitten, energiedrankjes en snackrepen zoals chocoladerepen en eiwitrepen. Onze missie is om producten van de beste kwaliteit te leveren. We richten ons op het leveren van premium producten aan onze klanten.”
“Momenteel zijn onze producten vooral verkrijgbaar in Finland en Zweden. In Finland vind je onze producten in bijna elke fysieke winkel die eten verkoopt. Hierbij kun je denken aan supermarkten en speciaalzaken die zich richten op het leveren van gezonde producten aan hun klanten. Ongeveer 80% van onze totale omzet komt uit Finland.”
“In Zweden zijn onze producten verkrijgbaar in de speciaalzaken in de grote steden en webshops. We werken eraan om dezelfde soort beschikbaarheid te krijgen in Zweedse supermarkten als in Finland. Op dit moment is 70% van onze totale productlijn beschikbaar in Zweden, wat neerkomt op ongeveer 20% van de totale omzet. Een deel van de totale omzet komt uit andere landen in Europa.”
“Online via onze Shopify B2C webshop zijn al onze producten verkrijgbaar in heel Europa en worden verzonden vanuit Finland. Zo hebben we een groot bereik om onze producten te verkopen!”
Produceert Puhdistamo de producten?
“Ja, we produceren de meeste producten (70% van de verkoop) zelf.”
Focust Puhdistamo ook op duurzaamheid?
“Ja, we hebben de eerste stappen gezet voor een intern duurzaamheidsproject. Voorlopig zit dit project in de opstartfase, maar we denken dat het een belangrijke doelstelling is waar we in de toekomst zeker op gaan focussen.”
Hoe kwam Puhdistamo voor het eerst in contact met Tinx-IT?
“We hoorden voor het eerst over Tinx-IT via de consultants van onze ERP-partner Fellowmind. Ze vertelde dat ze succesvol met Tinx-IT hebben samengewerkt en stelden voor om de Shopify connector te kiezen die Tinx-IT aanbiedt.”
Wat waren de belangrijkste E-commerce uitdagingen voorafgaand aan de integratie tussen Shopify en Business Central?
“We gebruikten een oud en eenvoudig ERP-platform dat alleen geschikt was voor kleine bedrijven. Het was een eenvoudige connector die in feite de balansen verplaatste tussen de reeds bestaande Shopify webshop en het ERP platform. De connector functioneerde maar op één manier, van Shopify naar ERP, en vertelde alleen aan onze voormalige ERP hoeveel producten op de Shopify orders hadden moeten worden verzonden. We zaten ook vast aan het gebruik van papieren afdrukken van de Shopify orders bij het picken en verpakken. In de praktijk betekende dit dat onze afhandelingsprocessen voor B2B en B2C klanten totaal verschillende en gescheiden processen waren. Gelukkig zijn we het oude ERP met zijn basisconnector inmiddels ontgroeid en zijn we Microsoft 365 Business Central gaan gebruiken.”
“Het belangrijkste is dat de verbinding tussen Shopify en Business Central betrouwbaar is.”
“Het hele idee is om dingen eenvoudig en betrouwbaar te maken.”
Welke functies gebruikt Puhdistamo van de Shopify connector?
“Het belangrijkste is dat de verbinding tussen Shopify en Business Central betrouwbaar is.”
“Al het productbeheer wordt gedaan in de Shopify interface. De meest cruciale stroom voor ons is de volledig geautomatiseerde orderstroom van de Shopify webshop naar Business Central. We zijn ook sterk afhankelijk van de functionaliteit die de saldi (voorraden) van producten heen en weer actualiseert. De voorraad van ons magazijn wordt bijgewerkt op BIN-niveau, waardoor deze connectorfunctionaliteit voor voorraadupdate geavanceerder is. We voeden Shopify ook met updates van de orderstatus vanuit BC. Telkens wanneer een bestelling in BC wordt bijgewerkt naar “weggestuurd” of “verzonden”, wordt er een updatebericht naar de klant gestuurd met informatie zoals de trackingcode, welke postdienst, wat er in de zending zit, enz.”
“Een andere functie die we gebruiken, is dat wanneer een bestelling wordt geplaatst, de klantinformatie wordt opgeslagen op een universeel klantaccount in BC. We scheiden de klanten wel op naam en e-mailadres. We hebben zoveel klanten, daarom is het voor ons niet interessant om ze allemaal als unieke klanten in BC te registreren. Het hele idee is om de dingen eenvoudig en betrouwbaar te maken. De connector biedt veel extra functies bovenop BC waarvan we tot nu toe slechts een select deel hebben gebruikt. Dat is een bewuste keuze geweest, want we wilden een zo eenvoudig mogelijke setup hebben.”
“Sinds we de koppeling gebruiken, is deze volledig functioneel. Er zijn op geen enkele manier significante fouten gemaakt nadat we live zijn gegaan.”
Hoe zou je jouw ervaring met de Shopify connector omschrijven?
“Sinds we de koppeling gebruiken, is deze volledig functioneel. Er zijn op geen enkele manier significante fouten gemaakt nadat we live zijn gegaan. Sinds de go-live van ons ERP-systeem en de connector is de Shopify connector het best presterende onderdeel van het totale ERP-project. Sindsdien zijn er slechts enkele fouten geweest en deze zijn veroorzaakt door menselijke fouten aan de Shopify kant. De basisfunctionaliteit van de connector is dus betrouwbaar, wat het hoofddoel van dit project was!”
Wat is de winst in tijd?
“Allereerst is de grootste overwinning dat we nu werken met LOT-nummer tracking. (LOT-nummer = het productiebatchnummer. Het idee is om producten te kunnen onderscheiden op basis van welke batch ze zijn geproduceerd/gekocht enz.) We hadden voorheen geen LOT-nummer tracking in onze oude ERP, wat betekent dat we vroeger producten verzonden zonder LOT-nummer tracking. Nu we over het juiste ERP (BC) systeem beschikken, kunnen we dit gebruiken. Kortom, Tinx-IT heeft het mogelijk gemaakt om Shopify te koppelen aan Business Central zodat we LOT-nummer tracking kunnen gebruiken. Het stelt ons in staat om sneller en efficiënter te werken. De mensen die in ons magazijn werken, hoeven niet uit te zoeken waar ze de producten moeten verzamelen, omdat ze nu de juiste informatie krijgen, wat betekent dat ze de bijbehorende LOT uit een vooraf gedefinieerde locatie of opslaglocatie kiezen. In de toekomst (doel 2023) kunnen we verschillende soorten pick-methoden gebruiken, zoals het gebruik van EA en barcodescanners, en het picken meer digitaal doen.”
Wat is het belangrijkste doel voor Puhdistamo in 2022 met betrekking tot de webshop?
“Het belangrijkste doel is dat iedereen in de organisatie die iets met het webshopproces te maken heeft, er bovenop zit. Dit betekent dat iedereen weet wat er moet gebeuren, vertrouwd is geraakt met BC, weet wat voor soort input en output uit de Shopify connector komt, professioneler wordt en het pick- en verzendproces verbetert. De focus moet liggen op het zo efficiënt mogelijk werken in alle webshop gerelateerde processen. Fellowmind helpt ons ook bij dit soort processen.”
Wat vind je het meest indrukwekkend aan de Tinx Shopify connector?
“Het eerste deel is dat de betrouwbaarheid erg goed is. Ik moet zeggen dat de manier waarop het werkt mijn verwachtingen heeft overtroffen. Ik bedoel, als financiële man ben ik meestal een kritisch persoon en tijdens de testfase waren er nogal wat problemen, en de datum van livegang kwam vrij snel. Maar zowel tijdens als na de go-live zijn er geen noemenswaardige fouten geweest.”
“Het tweede deel is dat de ondersteuning die we kregen via de supportdesk van Tinx echt geweldig was. Als ik contact opneem met de supportdesk van welke service dan ook, zou ik in principe een bepaald serviceniveau verwachten, maar bij de eerste poging geen geweldig resultaat. De klantenservice van Tinx-IT was superhandig voor ons. Jullie zijn bijvoorbeeld beschikbaar in het laatste deel van de dag (buiten kantooruren), dit is iets dat we heel belangrijk vinden. Ik heb contact gehad met je collega Sam, René, Kasper en Erica. Ook was de reactietijd snel. We hoefden niet op antwoord te wachten en de beschikbaarheid was uitstekend.”
Als je iemand van een ander bedrijf zou vertellen over Tinx-IT, wat zou je hem/haar dan vertellen?
“Ik zou zeggen dat Tinx een betrouwbaar bedrijf is. Als je met hen in contact bent, word je op korte termijn geholpen en je kan op Tinx bouwen!”
Geleverde oplossing
Tinx-IT E-commerce Shopify connector
