Shopify koppelen met Business Central: standaard integratie of toch een third-party oplossing?

Stel je voor: je webshop loopt als een trein. Je producten vliegen over de digitale toonbank en klanten zijn enthousiast. Maar achter de schermen merk je dat het steeds lastiger wordt om je administratie en voorraad goed bij te houden. Elke order moet handmatig in je boekhouding en je voorraadlijstje (dat je nog steeds in Excel bijhoudt) klopt eigenlijk nooit helemaal. Dat is precies waar Marieke, eigenaresse van een webshop in huisdecoratie, tegenaan liep. Ze groeide hard en besloot om haar proces professioneler aan te pakken door Shopify te koppelen met een ERP-systeem: Microsoft Dynamics 365 Business Central. 

Maar toen ze ging zoeken naar een oplossing, kwam ze er al snel achter dat er niet één simpele route is. Je kunt namelijk kiezen voor de standaard integratie die Microsoft zelf biedt, de zogenaamde native connector, of voor een koppeling via een externe partij zoals Tinx of Folio3. Wat betekent dat in de praktijk? En vooral: hoe weet je welke optie het beste bij jouw bedrijf past?  

Wat is de standaard Shopify-Business Central connector? 

Microsoft heeft een eigen gratis integratie ontwikkeld waarmee je Shopify rechtstreeks kunt koppelen aan Business Central. Dat noemen we een native connector. Het grote voordeel is dat deze oplossing speciaal door Microsoft en Shopify samen is gemaakt. Dat betekent dat je hem relatief makkelijk kunt activeren en dat hij standaard werkt met de nieuwste cloud-versie van Business Central. 

De connector zorgt ervoor dat belangrijke gegevens automatisch tussen Shopify en Business Central worden uitgewisseld. Bestellingen die klanten in je webshop plaatsen, verschijnen vanzelf als verkooporders in je ERP. Klantgegevens en voorraadaantallen worden ook gesynchroniseerd. Zo hoef je niet meer handmatig data over te typen en voorkom je fouten. Producten die je in Business Central aanmaakt kun je bovendien met een paar klikken doorzetten naar Shopify, inclusief naam, prijs en voorraadinformatie. 

Voor een ondernemer als Marieke is dat een verademing. Geen dubbel werk meer en eindelijk overzicht. Bovendien kost deze koppeling niets extra’s: hij is gratis te downloaden in de Business Central marketplace. Dat maakt het vooral voor starters en kleine bedrijven een aantrekkelijke keuze. 

Toch is deze standaardoplossing niet voor iedereen toereikend. Zo werkt de native connector alleen als je Business Central in de cloud draait. Heb je nog een oudere on-premises versie, dan kun je er niet mee aan de slag. Daarnaast is de functionaliteit wat beperkter. Wil je bijvoorbeeld retouren automatisch laten boeken, speciale kortingsstructuren of meerdere Shopify winkels koppelen met allerlei unieke instellingen, dan loop je snel tegen grenzen aan. 

Wanneer kies je voor een third-party oplossing zoals Tinx? 

Voor bedrijven die meer willen, zijn er externe partijen die zich hebben gespecialiseerd in het koppelen van Shopify met Business Central. Tinx, een Nederlands softwarebedrijf, is een bekend voorbeeld. Wij bij Tinx bieden zogenaamde third-party connectors aan. Dit zijn betaalde oplossingen die je veel meer mogelijkheden geven dan de standaard Microsoft koppeling. 

Het grootste verschil zit hem in flexibiliteit en diepgang. Zo kun je met de oplossingen van Tinx niet alleen standaard gegevens zoals orders, klanten en producten synchroniseren, maar ook retouren, cadeaubonnen en kortingscodes automatisch afhandelen. Ook kun je vaak instellen dat sommige productgroepen wel en andere juist niet naar Shopify moeten, of dat je per webshop aparte prijslijsten en belastingregels toepast. Dat is vooral handig als je bijvoorbeeld met B2B-klanten werkt, in meerdere landen verkoopt of verschillende merken via aparte Shopify stores aanbiedt. 

Daarnaast bieden deze third-party oplossingen vaak ondersteuning voor situaties waarin je ERP lokaal draait (on-premises) of wanneer je nog op een oudere versie van Dynamics NAV zit. Dat is een groot verschil met de native connector, die alleen werkt met de nieuwste online variant van Business Central. 

Een ander voordeel is dat Tinx uitgebreide support bied. Ze helpen je om de koppeling helemaal naar jouw bedrijfsprocessen in te richten. Waar de standaard Microsoft koppeling vooral een ‘one size fits all’ is, krijg je bij ons echt een oplossing die meebeweegt met hoe jouw bedrijf werkt. Dat kan veel problemen schelen als je net wat complexere logistiek of pricing hebt. 

Natuurlijk is er ook een keerzijde. Zo’n third-party oplossing kost geld, meestal een vaste licentie per jaar plus implementatiekosten. Ook duurt het opzetten vaak iets langer, omdat er meer maatwerk bij komt kijken. Voor Marieke was dit in eerste instantie geen optie; zij wilde eerst gewoon snel een basis koppeling om haar voorraad en orders te synchroniseren. Pas later, toen ze begon uit te breiden naar Duitsland en een tweede Shopify winkel opende, kwam een oplossing zoals die van Tinx op tafel. 

Wat deed Marieke uiteindelijk? 

Toen Marieke haar webshop net had gekoppeld aan Business Central, was de gratis native connector van Microsoft precies wat ze nodig had. Ze verkocht toen alleen in Nederland, had één magazijn en een vrij eenvoudige administratie. Haar doel was simpel: orders en voorraad automatisch synchroniseren, zodat ze zelf minder tijd kwijt was aan handmatig invoeren. 

Een jaar later zag haar bedrijf er heel anders uit. Ze startte een Duitse Shopify-shop, wilde BTW-regels apart instellen en dacht na over specifieke B2B-afspraken voor interieurwinkels. Toen bleek dat de standaard connector te beperkt was. Marieke besloot daarom om over te stappen naar een third-party oplossing via Tinx. Dat kostte wel extra geld, maar leverde veel op: ze kon verschillende belastingtarieven instellen per land, haar beide shops vanuit één Business Central aansturen en kreeg extra functies zoals retourafhandeling. 

Voor Marieke was het een logische volgende stap. Ze vond het prettig dat Tinx gespecialiseerd is in Dynamics en Shopify, en dat ze een Nederlandse partij achter zich had die haar hielp met de implementatie. 

Hoe weet jij wat het beste is voor jouw bedrijf? 

Twijfel je of je voor de standaard koppeling moet gaan of voor een third-party oplossing? Kijk dan eerst goed naar je eigen situatie. Heb je maar één Shopify shop, doe je nog niet aan complexe kortingsstructuren en werk je met de cloud versie van Business Central? Dan kun je prima starten met de native connector. Die is laagdrempelig, snel op te zetten en kost niets extra’s. 

Ben je juist van plan om uit te breiden naar meerdere landen, werk je met specifieke klantafspraken of heb je een iets oudere Dynamics-omgeving? Dan loont het de moeite om een gespecialiseerde partij zoals Tinx in te schakelen. Zo weet je zeker dat je koppeling ook in de toekomst meegroeit met je bedrijf. 

Klaar voor de volgende stap? 

Of je nu kiest voor de gratis standaard connector of een uitgebreide third-party oplossing, één ding is zeker: het koppelen van je webshop met je ERP bespaart je een hoop handmatig werk, voorkomt fouten en geeft je bedrijf ruimte om verder te groeien. 

Wil je weten welke oplossing het beste past bij jouw situatie? Download dan onze gratis gids of plan een vrijblijvend adviesgesprek. Dan kijken we samen naar hoe jouw webshop en ERP het slimst verbonden kunnen worden.